Connectors in Microsoft Teams zijn krachtige hulpmiddelen. Als je ze nog niet kent, is het de hoogste tijd om hiermee kennis te maken. Connectors zijn namelijk als bruggen die je Microsoft Teams-omgeving verbinden met externe webdiensten of applicaties. Ze vormen een manier om jouw digitale werkplek verder te optimaliseren door een naadloze integratie van diensten.
Denk bijvoorbeeld aan het integreren van SharePoint-nieuws direct in Teams. Of wat dacht je van wereldwijde newsfeeds via een RSS-connector? Misschien heb je wel behoefte aan updates van een projectbeheerapp zoals Trello, direct in een Teams-kanaal. Microsoft maakt zelf connectors, maar er zijn ook veel andere bedrijven die hun eigen connectors maken. En voor de echte techneuten onder ons: je kunt zelfs je eigen connectors maken.
Connectors en apps binnen Teams zijn niet hetzelfde en het is belangrijk je van dat verschil bewust te zijn. Hoewel beide externe services integreren in Teams, bieden apps vaak een diepere integratie en tweerichtingscommunicatie. Ze kunnen bijvoorbeeld interactieve kaarten bevatten, berichten die door gebruikers kunnen worden aangepast en de mogelijkheid om gegevens vanuit Teams te schrijven naar de externe service.
Connectors daarentegen zorgen meestal voor eenvoudige eenrichtingscommunicatie tussen Teams en een externe service. Ze zijn perfect voor het samenbrengen van updates en inhoud van verschillende diensten rechtstreeks naar je Teams-kanaal.
Het gebruik van connectors in je dagelijkse werkzaamheden kan een gamechanger zijn. Ze zorgen ervoor dat je op de hoogte blijft van updates van verschillende services, en dit allemaal binnen je Teams-omgeving. Geen constante wisseling meer tussen verschillende apps, maar alle relevante informatie binnen handbereik. Dat is nog eens een boost voor je productiviteit!
Iedere Microsoft-applicatie heeft zijn eigen connector, maar ook applicaties zoals Jira of Hubspot kun je op deze manier aan je Teams-omgeving koppelen. Hoewel connectors veel voordelen bieden, zijn er ook risico's aan verbonden. Met zoveel vrijheid om connectors toe te voegen, aan te passen en te maken, kan het een chaos worden in je Teams-omgeving. Bovendien kan het leiden tot problemen zoals dataverlies of datalekken als niet de juiste beveiligingsmaatregelen worden genomen.
Microsoft houdt ervan om gebruikers veel vrijheid te geven. Maar met grote vrijheid komt grote verantwoordelijkheid. Stel, je gebruikt de Trello-connector en al je gegevens worden opgeslagen in de Trello-omgeving, maar er wordt geen back-up gemaakt. Als er iets gebeurt, ben je al je gegevens kwijt. Een nachtmerriescenario dat je koste wat het kost wilt voorkomen.
Daarom is het essentieel om als organisatie een duidelijk beleid te hebben voor het gebruik van connectors. Zo kan het verstandig zijn om als eerste stap alleen Microsoft-connectors te gebruiken. Daarmee houd je het proces onder controle en zorg je ervoor dat je data veilig blijft. Veranderen de behoeften binnen je organisatie? Dan kun je in overleg nog altijd de specifieke connectors inschakelen.
Als IT-beheerder heb je graag de controle in handen en dat kan met connectors. Je hebt de autoriteit om te beslissen wie toegang heeft tot welke connectors. Als IT-beheerder stel jij de regels op voor welke connectors zijn toegestaan en onder welke omstandigheden. En je houdt toezicht op het gebruik van connectors binnen de organisatie om ervoor te zorgen dat alles volgens plan verloopt.
Het gebruik van connectors in Microsoft Teams kan je werkdag sterk verbeteren. Tenminste, als ze goed geïmplementeerd worden. Bij Hands on ICT helpen we je om de juiste connectors te kiezen en een goed connectorbeleid op te stellen. Heb je aangepaste connectors nodig? Dan helpen we je om deze te ontwikkelen.
Meer weten over hoe je connectors gebruikt in Microsoft Teams? We gaan graag met je in gesprek over de beste balans tussen het optimaliseren van je Teams-omgeving en het veilig houden van je gegevens. Neem gerust contact met ons op.
Gebruik je nog geen Microsoft Office en wil je graag overstappen met je organisatie naar de moderne werkplek? Lees dan ons leaflet ‘De moderne werkplek’. We helpen je graag bij de implementatie en het beheer hiervan.
