E-mail op je telefoon is natuurlijk ontzettend handig, en daarom gebruikt bijna iedereen het. Maar ben je daarmee nou echt mobiel aan het werken? Wat mij betreft niet, want er is tegenwoordig zo veel meer mogelijk. Ik hoop je met dit artikel te inspireren met nieuwe mogelijkheden om effectiever en productiever te zijn, waar en wanneer jij dat wilt.
Samenwerken en informatie delen
Ik had laatst een paar gesprekken met klanten waar wij een nieuwe Microsoft 365-omgeving aan het inrichten zijn. Naast onderwerpen als e-mail en agenda’s kwamen natuurlijk ook Teams en SharePoint aan bod: de Microsoft platforms om samen te werken en informatie te delen. Deze oplossingen werken niet alleen perfect binnen een omgeving voor kantoorautomatisering, maar maken deze functionaliteit ook mobiel toegankelijk. Omdat deze oplossingen in de cloud draaien, kan je ze in principe benaderen met elk device dat met het internet verbonden is. En omdat het hier om standaard Microsoft-oplossingen gaat, is het geen ‘rocket science’ om dit in te richten.
Vergeet de gebruiker niet!
Ik merk alleen in de praktijk dat het niet werkt om deze oplossingen gewoon ‘live’ te zetten en te hopen dat iedereen meteen een echte effectieve en productieve mobiele werker is. Om er echt effectief mee te kunnen werken, is het belangrijk dat de gebruikers een goede training krijgen, en ondersteuning bij eventuele vragen en problemen.
Beveiliging
Uiteraard is beveiliging een belangrijk aandachtspunt, zeker bij een BYOD (Bring Your Own Device)-policy. Onbewust wordt er namelijk veel gevoelige informatie van klanten digitaal gedeeld. Als iemand die informatie op zijn of haar telefoon zet en deze verliest, dan is de privacy niet meer gewaarborgd en dat kan resulteren in hoge boetes. Er zijn hier een aantal oplossingen mogelijk. Zo is het mogelijk om bepaalde apps zodanig te markeren dat het niet mogelijk is om vanuit die app data te kopiëren naar een andere app. Wij kunnen daarnaast voorwaardelijke toegang inrichten, zodat het apparaat waarop je de app wilt gebruiken moet voldoen aan het opgestelde organisatiebeleid. Je kunt hier denken aan bijvoorbeeld een vereist wachtwoord of ingeschakelde encryptie op het apparaat. Let ook op het beperken van de risico’s waarbij er ongewenste toegang tot bedrijfsdata mogelijk is, zoals kinderen die gebruik maken van de privé PC waarop recent met bedrijfsdata is gewerkt.
Wat is dan ‘echt’ mobiel werken?
Echt mobiel werken is in mijn beleving: altijd en overal net zo kunnen werken als op kantoor. Dus maximaal met collega’s en klanten samenwerken, zonder beperkingen, waar en wanneer dan ook. Mails sturen en ontvangen, chatten, informatie delen, samen aan documenten werken. Maar ook heel makkelijk meetings met klanten en collega’s kunnen inplannen en bijwonen. De gebruikers die ik hierover spreek, zijn er ontzettend tevreden over: het werkt veel sneller, gemakkelijker en productiever.
YourWorkPlace365: altijd en overal effectief
De dienst YourWorkPlace365 van Hands on ICT is er op ingericht om gebruikers en hun IT-middelen optimaal te ondersteunen en beveiligen. Dit doen we door een bewezen combinatie van technisch werkplekbeheer en persoonlijke gebruikersondersteuning – of de medewerker nu op kantoor werkt of thuis. En dat alles voor een vaste scherpe prijs per medewerker per maand. Hands on ICT zorgt hiermee voor een veilige en stabiele werkomgeving in een ‘fixed price, full service’ model.
Wij ondersteunen onze klanten bij de adoptie van mobiel werken. Dat begint bij het verzorgen van demo’s, groepstrainingen en uitleg bij de implementatie. Om te zorgen dat medewerkers er echt veilig, gecontroleerd en effectief mee kunnen werken ondersteunen we ze bij eventuele vragen en problemen.
Meer weten?
Wil je meer weten over de manier waarop jouw organisatie mobiel(er) kan gaan werken? Neem dan contact met ons op voor een persoonlijk gesprek, of een inspiratiesessie waarin we tonen hoe je effectiever kunt samenwerken in de online wereld.
