Heb je ooit in een zee van digitale documenten gezocht naar dat ene bestand? Dan weet je hoe moeilijk het kan zijn om snel te vinden wat je nodig hebt. Metadata is in dit geval de vuurtoren die je doelgericht naar het benodigde bestand leidt, waardoor het een krachtig hulpmiddel is om hybride werken een stuk efficiënter te maken. In deze blog lees je meer over de rol van metadata in bestandsbeheer, de voordelen ervan én enkele veelvoorkomende valkuilen.
Metadata is informatie over informatie. Denk aan een locatie, een datum of een nummer. Stel, je hebt een weide vol koeien. Alle koeien hebben een oorlabel dat vertelt of de koe een mannetje of vrouwtje is, hoe oud deze is en of de koe een kalfje verwacht. Dat is allemaal metadata. Hetzelfde geldt voor een bezoek aan de webwinkel van Coolblue, waar je zoekt naar een tv van 50 inch. Ook de grootte van de tv is metadata.
Op dezelfde manier is metadata in SharePoint informatie over jouw bestanden (het gaat hierbij niet over de inhoud van de bestanden). Dus de bestandsnaam, titel, auteur, laatste wijzigingsdatum, retentie- en sensitivity labels, en bestandsgrootte zijn allemaal vormen van metadata.
Een kolom in een bibliotheek kun je zien als lokale metadata, vergelijkbaar met die koe in de wei waar alleen de boer op dat moment weet van haar metadata. Maar stel je nu voor dat je meerdere weiden (documentbibliotheken) hebt en dat je geen gebruik maakt van managed metadata. De informatie over de koeien in die weiden blijft dan verspreid en ongeorganiseerd. Door managed metadata te implementeren, kun je een overkoepelend systeem voor SharePoint creëren.
Je kunt een kolom met managed metadata toevoegen aan lijsten en bibliotheken op je SharePoint-site. Dit helpt gebruikers bij het selecteren van specifieke waarden uit een vooraf bepaalde set van termen, die ze vervolgens kunnen toepassen op hun documenten. Op die manier kun je de content op je site beter organiseren en doorzoeken op basis van de gekozen termen.
Vroeger werkten we allemaal met mapjes op de lokale schijf en ook toen waren we al bezig met metadata. Denk maar eens aan het nummeren van mappen om ze in een bepaalde volgorde te zetten: een manier van ordenen die afweek van de standaard alfabetische volgorde. Bij de overgang van de lokale mappenstructuur naar SharePoint denken veel mensen: “Nu moeten we alles met metadata doen en mogen we geen mapjes meer gebruiken.” Daardoor zien we vaak dat alle bestanden in één grote map worden geplaatst, maar dat is ook weer niet de bedoeling.
Wat we wél moeten doen, is opnieuw kijken naar onze mappenstructuur. In SharePoint hoef je niet meer eindeloos door tientallen lagen te zoeken, want met behulp van metadata maak je het systeem een stuk minder complex. In plaats daarvan werk je in SharePoint met een zoekmachine, vergelijkbaar met de zoekfunctie van Google. Door metadata aan je bestanden toe te voegen, vind deze zoekmachine je informatie veel gemakkelijker.
Het beheren en organiseren van de enorme hoeveelheden informatie wordt steeds complexer. Metadata is het hulpmiddel om door die zee van digitale informatie te navigeren. Dit levert je naast een praktische zoekmachine op basis van metadata ook de volgende voordelen op:
Wat zijn nu enkele veelvoorkomende valkuilen bij het toepassen van metadata in SharePoint? Hier zijn er een paar die we vaak tegenkomen:
Het toepassen van metadata in SharePoint is een slimme manier om je documentbeheer te verbeteren, maar het is wél belangrijk om dan deze valkuilen te vermijden.
Om de juiste metadata toe te voegen én de gebruiker een hoop tijd te besparen, kun je het invullen van metadata gedeeltelijk automatiseren. Stel, je hebt een bibliotheek die specifiek is bedoeld voor beleidsdocumenten. Het is dan handig om automatisch in te stellen dat dit een beleidsdocument betreft, zodra een document in deze bibliotheek terechtkomt. Een andere vorm van automatiseren is dat de persoon die het document heeft gecreëerd, automatisch de eigenaar van het document wordt. Of je kunt een workflow ontwikkelen om metadata aan een document te koppelen.
Het toepassen van geautomatiseerde metadata vergt wel enige technische kennis. Een veelgemaakte fout is om meteen al met de automatisering te beginnen. Daarom is het juist belangrijk om eerst je metadata-strategie goed op orde te hebben, voordat je gaat automatiseren. Onze SharePoint-specialisten helpen je graag hiermee.
Het belang van een goed beleid voor je metadata kan niet genoeg worden benadrukt. Het is namelijk essentieel dat iedere medewerker bewust omgaat met documenten en dat iedereen elkaar aanspoort om zorgvuldig en consistent metadata in te vullen. Zonder beleid wordt je SharePoint-omgeving al gauw ‘het wilde westen’ waar iedereen maar wat doet en documenten onvindbaar worden.
Hoe je een goede metadata-strategie maakt? Breng een groep key-users en documentbeheerders samen om te bespreken wat je wel en niet wilt doen met je metadata. Leg dit vast en zorg daarna dat iedere medewerker op de hoogte is van dit beleid om metadata zo effectief mogelijk in te kunnen zetten.
Metadata speelt een belangrijke rol in SharePoint. Het toepassen ervan zorgt er namelijk voor dat je efficiënter kunt navigeren door de enorme hoeveelheid digitale informatie. En als je de verschillende valkuilen voorkomt, dan kun je al snel alle voordelen van metadata in SharePoint benutten. Weet je niet precies waar je moet beginnen? Onze specialisten helpen je graag verder. Neem gerust contact op met onze ICT-consultants voor meer informatie via 088 - 181 1300 of info@handsonict.nl.
Meer ontdekken over de moderne werkplek? Download dan onze whitepaper ‘De moderne werkplek met Microsoft 365’ of bezoek onze pagina ‘De moderne werkplek’ voor alle relevante informatie.
