De manier waarop we werken is de afgelopen jaren drastisch veranderd. Thuiswerken, videovergaderen en het gebruik van moderne applicaties zoals Microsoft 365 zijn de nieuwe norm geworden. In dit artikel bespreken we de voordelen van het migreren naar Microsoft 365 en hoe Hands on ICT je kan helpen bij een succesvolle migratie.
Microsoft 365, voorheen Office 365, is een uitgebreide set van productiviteitstools in de cloud. Denk aan de bekende programma's zoals Word, Excel, PowerPoint, en Teams, OneDrive en SharePoint. Bovendien vind je binnen het platform ook krachtige tools om werkprocessen te automatiseren. Denk aan Power Automate, Viva Insights, Forms en Lists, inclusief kunstmatige intelligentie met Viva Topics. Allemaal programma's die je in een verouderde omgeving niet tot je beschikking hebt.
Met Microsoft 365 ben je verzekerd van altijd en overal toegang tot je werkomgeving. Zo is het mogelijk om samen realtime aan documenten te werken en die eenvoudig met elkaar te delen. Verder hoef je je geen zorgen te maken over security, want het platform bevat goede beveiligingsfuncties en automatische updates. Kortom, met Microsoft 365 haal je een moderne werkomgeving in huis en kies je voor efficiëntie, hogere productiviteit en goede beveiliging.
Er zijn verschillende redenen om te kiezen voor een migratie naar Microsoft 365. Maar de belangrijkste zijn toch wel:
Het plannen van een succesvolle migratie naar Microsoft 365 begint met het begrijpen van je huidige IT-omgeving en bedrijfsprocessen. Welke bedrijfsprocessen mogen absoluut niet stilvallen en welke zijn minder cruciaal? Samen met de migratiespecialisten van Hands on ICT stel je een plan op dat rekening houdt met je doelen en kosten. Hierbij kijken we bijvoorbeeld ook naar wat naar de cloud kan en wat niet. Zo wil je niet dat productielijnen stilvallen bij internetstoringen en is een zorgoproepsysteem te kritiek om aan de cloud toe te vertrouwen vanwege mogelijke vertragingen of storingen. In dergelijke gevallen kan het systeem lokaal draaien met een back-up in de cloud.
Na deze analyse maken we een migratieplan om aan het migratieproces naar een moderne werkplek beginnen. Samengevat ziet dit er als volgt uit:
Daarnaast is het belangrijk om inzicht te hebben in de kosten van de migratie, inclusief directe kosten van de Microsoft 365-abonnementen en kosten gerelateerd aan het implementatieproces. Denk aan benodigde hardware en de tijd die nodig is om je team te trainen en te ondersteunen. Ook dit maakt allemaal onderdeel uit van een goede voorbereiding en je migratieplan.
Bij het migreren naar de cloud is het niet de bedoeling om simpelweg alles van een lokale fileserver naar SharePoint te kopiëren. In plaats daarvan plaatsen we de data op een tactisch wijze binnen SharePoint en Teams. Zo wordt algemene bedrijfsdata in SharePoint ondergebracht, terwijl specifieke informatie, zoals die van HR, finance en marketing, efficiënter kan worden ondergebracht binnen Teams van deze afdelingen.
Deze benadering leidt tot een efficiënter en gerichter beheer van informatie. Door specifieke data in afzonderlijke Teams te plaatsen, kunnen medewerkers gemakkelijker toegang krijgen tot de informatie die ze nodig hebben, en wordt de communicatie binnen de desbetreffende afdelingen verbeterd. Dit biedt ook extra beveiliging, aangezien de toegang tot gevoelige informatie wordt beperkt tot alleen diegenen die het nodig hebben.
Het plaatsen van algemene data in SharePoint zorgt ervoor dat gemeenschappelijke bronnen en documenten breed toegankelijk zijn, terwijl tegelijkertijd de organisatiestructuur van de data behouden blijft. Deze strategische plaatsing van data in de cloud verbetert de vindbaarheid ervan en verhoogt de efficiëntie van bedrijfsprocessen.
De duur van een typische migratie naar Microsoft 365 hangt af van verschillende factoren, waaronder het aantal gebruikers en wat je precies wilt migreren. Als je bijvoorbeeld alleen de mailomgeving van zo'n 100 mailboxen naar de cloud wilt verplaatsen, dan kan dat worden gedaan in enkele dagen. Dit vereist natuurlijk wel een goede voorbereiding, zoals het controleren van de compatibiliteit van de mailboxen en het uitvoeren van tests.
Als je naar een volledige werkplek binnen Microsoft 365 wilt migreren, dan is het proces wat uitgebreider. Dit duurt in het algemeen ongeveer vier tot vijf maanden en omvat het overzetten en testen van alle applicaties van de organisatie. Hiervoor werken we eerst in een testomgeving, die we vervolgens omzetten naar een productieomgeving. Werkt alles naar behoren? Dan is het tijd om live te gaan. Kortom, de tijdsduur voor een migratie is sterk afhankelijk van de huidige infrastructuur en de specifieke behoeften van je organisatie.
Een soepele overgang en minimale downtime tijdens een migratie worden gewaarborgd door expertise en communicatie. Daarom bouwen de engineers van Hands on ICT alles vooraf met de juiste kennis en communiceren dit vervolgens uitgebreid naar de klant en de eindgebruikers. Ook werken we met een groep keyusers, die feedback geven op het proces en de functionaliteit. Pas na hun goedkeuring wordt de nieuwe technologie gefaseerd uitgerold naar de rest van de organisatie.
Het is daarbij cruciaal dat de organisatie duidelijk communiceert met haar gebruikers over de komende veranderingen en de bijbehorende planning. Ook het trainen van eindgebruikers is cruciaal. Hands on ICT kan als onderdeel van de migratie cursusmateriaal en handleidingen maken die specifiek voor jouw organisatie zijn gemaakt. Hierbij maken we ook gebruik van de nieuwste toepassingen van Microsoft 365, zoals Viva Learning. Viva Learning motiveert medewerkers namelijk om de training te volgen en als leidinggevende kun je zien of ze al de benodigde kennis tot zich hebben genomen.
Het gaat er niet alleen om dat medewerkers vertrouwd raken met de nieuwe omgeving, maar ook om hun betrokkenheid bij het gebruik van de nieuwe technologieën te vergroten. Een goed opgeleid team dat de nieuwe tools optimaal kan benutten, maakt de overgang veel gemakkelijker en zorgt ervoor dat de nieuwe technologie daadwerkelijk wordt benut.
Tijdens het inventarisatietraject kijken we ook naar welke technieken voor jouw organisatie van waarde kunnen zijn. Denk hierbij aan Microsoft Intune voor het automatiseren en beveiligen van werkstations, laptops en mobiele telefoons waarmee bedrijfsgegevens worden benaderd. Of cloud printing, waarbij alle printers verbonden kunnen worden, waardoor je simpelweg een printopdracht verstuurd en kunt printen via iedere willekeurige printer. Of denk aan een cloudhandtekening, waarmee iedereen dezelfde handtekening inricht voor onder zijn of haar mail, op ieder apparaat. Dit zijn allemaal technieken die in de ‘oude’ omgeving moeilijk of niet te implementeren zijn. Hands on ICT adviseert je bij het gebruik hiervan, zodat jij je kunt focussen op kernzaken.
Tot slot kan je migratie naar Microsoft 365 ook effect hebben op de applicaties van externe leveranciers die je bedrijf gebruikt. Het betrekken van deze leveranciers in het migratieproces is daarom essentieel. Dit helpt om eventuele technische problemen te identificeren en op te lossen. Ook zorg je er zo voor dat alle applicaties correct blijven functioneren na de migratie. Bij Hands on ICT betrekken we in ieder geval altijd alle relevante partijen bij onze migratieplanning.
Het migreren naar Microsoft 365 is een grote stap die je tal van voordelen kan bieden, waaronder flexibiliteit, verbeterde beveiliging, kostenbesparingen en toegang tot de nieuwste technologie. Een succesvolle overstap vereist echter zorgvuldige planning en uitvoering waar we je graag bij helpen.
Bij Hands on ICT bieden we niet alleen diepgaande technische kennis en ervaring in diverse branches, maar zetten we ook sterk in op een nauwe samenwerking en open communicatie. Of je nu klaar bent om te beginnen met je migratie, of nog vragen hebt over hoe je dit het beste kunt aanpakken, neem gerust contact op voor meer informatie. Wil je eerst meer lezen? Dat kan in deze leaflet over de moderne werkplek.
