Microsoft investeert verder in dataveiligheid en introduceert hiervoor de "Microsoft 365 Copilot blueprint: oversharing". Deze gids helpt organisaties om oversharing, het onbedoeld delen van gevoelige informatie via e-mails of samenwerkingsplatformen zoals Teams, te voorkomen. Met AI-waarschuwingen, geautomatiseerde beleidsregels en training voor medewerkers bescherm je data, voldoe je aan regelgeving zoals GDPR en verbeter je de samenwerking binnen je organisatie. Met deze Blueprint wil Microsoft systeembeheerders handvatten geven zodat dit proces soepel verloopt, van configuratie tot adoptie, zodat je direct profiteert van de voordelen die Copilot biedt.
Oversharing verwijst naar situaties waarin gevoelige of vertrouwelijke informatie onbedoeld wordt gedeeld met personen die hier geen toegang toe zouden moeten hebben. Dit kan gebeuren via e-mails, gedeelde documenten of samenwerkingsplatformen zoals Microsoft Teams.
Deze situaties vormen een aanzienlijk risico, zowel voor de veiligheid van gegevens als voor de naleving van regelgeving. Oversharing kan leiden tot datalekken, reputatieschade en financiële gevolgen door boetes of rechtszaken.
Microsoft heeft een Blueprint ontwikkeld die organisaties helpt om oversharing te voorkomen door middel van:
De blueprint is ontworpen om organisaties te ondersteunen bij het vinden van een balans tussen samenwerking en beveiliging. Hiermee kun je de dataveiligheid vergroten door gevoelige informatie beter te beschermen tegen onbedoeld delen. Daarnaast helpt het bij het naleven van strenge regelgeving, zoals GDPR, door te voorkomen dat persoonsgegevens ongecontroleerd worden gedeeld. Tot slot verbetert het de productiviteit doordat medewerkers veilig kunnen samenwerken zonder belemmerd te worden door complexe processen.
Het implementeren van deze blueprint bestaat uit 3 stappen
1. de pilot fase
2. de deploy fase
3. de operate fase
In de pilotfase start je met een beperkte groep gebruikers om Microsoft 365 Copilot te testen. Je genereert rapporten om te identificeren welke SharePoint-sites het meest gebruikt worden en mogelijk risico lopen op oversharing. Op basis van deze inzichten bepaal je of bepaalde sites toegankelijk zijn voor Copilot tijdens de testperiode. Het doel is om de inzet van Copilot stapsgewijs uit te breiden, gebaseerd op rapportages en opgedane ervaringen.
Hands on ICT heeft specifiek voor deze fase het data-assessment ontwikkeld. De data-assessment biedt klanten een uitgebreide analyse van hun huidige data-infrastructuur en processen. Het doel is om inzicht te krijgen in de huidige staat van de data, mogelijke verbeterpunten te identificeren en een strategie te ontwikkelen voor optimalisatie.
In de uitrolfase wordt Microsoft 365 Copilot organisatiebreed geïmplementeerd. De nadruk ligt op het identificeren van oversharingrisico’s en het beperken van Copilot’s toegang tot en verwerking van gevoelige informatie. Tegelijkertijd worden organisatorische controles aangescherpt om onbedoeld delen te voorkomen en inzicht te krijgen in mogelijke beveiligingsrisico’s, waarmee de algehele dataveiligheid wordt verbeterd.
In de beheerfase ligt de focus op het beperken van risico’s en het optimaliseren van toezicht. Dit wordt bereikt door regelmatig rapporten over oversharing te genereren en corrigerende maatregelen te nemen. Daarnaast wordt de beveiliging van gevoelige gegevens verbeterd door automatische labeling en wordt de kwaliteit van Copilot-responsen geoptimaliseerd door het datavolume te reduceren en oversharing te minimaliseren.
Bij Hands on ICT hebben we al vele Microsoft 365-omgevingen succesvol Copilot ready gemaakt, geholpen bij Copilot licentie-aanschaf én adoptie van medewerkers. Onze experts helpen organisaties met het veilig en effectief implementeren van Copilot, met speciale aandacht voor het beperken van risico’s zoals oversharing en het beschermen van gevoelige gegevens. Dankzij onze uitgebreide ervaring zorgen we ervoor dat jouw tenant niet alleen veilig is, maar ook volledig afgestemd op de unieke behoeften van jouw organisatie.
