Haal jij het maximale uit je data? Dat was de centrale vraag tijdens de round-table 'Data is het nieuwe goud' waar Hank van Gardingen en Jeroen Vercoulen van Hands on ICT in gesprek gingen met Cas Floris (Strategic Advisor bij EHV Group) en Anton de Nijs (Founding Partner BrainStax BV).
Bekijk de opname
Tijdens dit interactieve tafelgesprek zijn de aanwezige gasten met elkaar een diepgaand gesprek aangegaan over de waarde van data en waarom data wordt gezien als 'het nieuwe goud'. Alle facetten rondom data zijn hierin besproken; wat is het risico als je niets doet met je data, welke voordelen kun je halen uit goed datamanagement en hoe pak je een goede datastrategie nu aan.
We hebben alles wat ter sprake is gekomen nog eens voor je uitgeschreven in dit blog.
De waarde van data
Tijdens deze round-table heeft Anton de Nijs, Founding partner bij Brainstax, als eerste het woord. Brainstax helpt organisaties hun datakansen te ontdekken en te benutten. Dit doen ze door mens, data en techniek optimaal te laten samenwerken. Vanuit zijn rol is Anton dagelijks bezig met data. Anton geeft aan dat data een bedrijfsmiddel is, net als geld. Echter, ruim 80% van de data in organisaties wordt onbenut. De waarde van data wordt daarmee automatisch minder. Daarnaast wordt data vaak gezien als een bijzaak. De dagelijkse werkzaamheden moeten doorlopen en als er extra ruimte is dan kan gekeken worden naar data. Dat data een bepaalde complexiteit met zich meebrengt, helpt hierbij niet. Het zetten van een eerste stap om echt met data aan de slag te gaan is dus vaak groot.
Ruim 80% van de data in organisaties is onbenut
De noodzaak van inzicht in data wordt steeds groter
"Bij veel bedrijven heerst er een "Excel-heaven", aldus Cas Floris, Strategic Advisor bij EHV Group. Wat volgens Anton ook niet vreemd is, aangezien dit in veel gevallen de enige tool is die eindgebruikers in handen hebben om met data te werken. Maar toch wordt de noodzaak voor goede dataontsluiting steeds belangrijker. Denk aan personeelstekorten of schaarste van grondstoffen. We moeten daardoor steeds efficiënter werken. Inzicht in data kan zorgen dat je personeelsresources bijvoorbeeld beter benut worden. Data kan daarbij een goede rol spelen.
Ook is kwalitatieve data steeds belangrijker om strategische beslissingen te nemen. Denk hierbij aan de ontwikkeling van een nieuwe propositie of een nieuw product- of dienstenportfolio. Maar ook het voor zijn van concurrentie of het bieden van concrete klantvoordelen door het ontwikkelen van intelligent producten is een belangrijke factor om aan de slag te gaan met data. Denk hierbij aan besparingen voor klanten of beter inzicht in afname.
Denk na over een datastrategie
Hoe haal je nu de waarde uit data? Dit doe je door een datastrategie op te zetten. Je kunt een datastrategie alleen opzetten als je inzicht en overzicht creëert. Dit doe je door:
1. Te kijken naar (traag) lopende processen of processen waar frictie zit. Zodra je weet waar de pijnpunten zitten, kun je een praktisch plan opzetten om met behulp van data deze pijnpunten te verminderen.
2. Door te kijken naar je databronnen. Welke datasilo's zijn er binnen jouw organisatie en hoe kun je deze data beter bundelen en integreren waardoor je inzicht krijgt. Vaak is het lastig om de data uit deze silo's met elkaar te combineren waardoor je geen totaaloverzicht hebt.
Het inzicht dat hieruit voortkomt geeft vaak al genoeg input voor een strategisch plan.
Een goede eerste stap bij inzicht & overzicht creëren, is het afstappen van alle Excel-lijsten die in een organisatie 'rondzwerven'. Organisaties zijn enorm afhankelijk geworden van deze vorm van data maar dit zorgt tegelijkertijd voor inefficiëntie en weinig standaardisatie. Excellijsten zijn vaak door medewerkers zelf samengesteld, maar je wilt veel meer naar een situatie waarbij deze output van data voortkomt uit processen en sensoren.
Voorbeeld: Datastrategie bij een productiebedrijf
Een mooi voorbeeld dat tijdens de round-table werd aangehaald is die van dataoptimalisatie bij een productiebedrijf. Productiebedrijven zijn vaak zeer kostprijs gedreven en geautomatiseerde processen mogen vooral niet onderbroken worden. Binnen productiebedrijven wordt veel gewerkt met PLC's, computers die bijvoorbeeld vulmachines of een lopende band aansturen. Echter, al die data die die machines genereren, wordt niet opgeslagen. Dat betekent dat je heel veel waardevolle data kwijtraakt, niet kunt uitlezen en niet kunt analyseren waardoor je geen verbeteringen in je proces kunt aanbrengen.
In het geval van de PLC voor aansturing van de vulmachine; deze weet exact hoe lang en hoeveel in de productielijn gevuld is. Door deze data goed uit te lezen ben je bijvoorbeeld in staat om je verspilling terug te dringen. En om deze data nog verder te benutten kun je de verspildata vergelijken met openstaande bestellingen waardoor je alles helemaal kunt terugrekenen in voorraad, inkoop etc. Zo haal je het maximale uit je data.
Wie is verantwoordelijk om de datastrategie op tezetten en uit te voeren?
Een datastrategie opzetten en uitvoeren doe van je hoog tot laag in de organisatie. Het start vaak bij het management. Enerzijds heb je het management nodig om de koers en de visie voor datagedreven werken uit te zetten. Ook moet het management de organisatie in staat stellen om hiervoor vaardigheden te ontwikkelen en tijd voor vrij te maken om hiermee aan de slag te gaan. Maar degene die precies weten wat er moet gebeuren, dat zijn de mensen op de vloer. Zij hebben een zeer belangrijke rol in de datastrategie. Idealiter zet je een gemêleerde groep mensen vanuit de organisatie in één ruimte waarbij de o.a. volgende vragen gesteld moeten worden:
- Hoe kun jij je werk nu beter uitvoeren?
- Wat heb je nodig om efficiënter te kunnen werken?
- Wat zou je morgen veranderen om je werk beter te kunnen doen?
Op die manier worden issues gebundeld en ontdek je al vrij snel waar de knelpunten zitten.
De opbouw van data
Het is goed om te weten dat dataopslag en verwerking is gebaseerd op een aantal lagen.
- Het fundament van data is de cloud/hosting layer. Waar sla je de data op en hoe benader je deze?
- Daarbovenop ligt de data-storage layer. Waar en hoe sla je de data op?
- Vervolgengs kom je bij de Data connection layer / Data presentation layer. In deze laag ga je aan de slag met het toepassen, visualiseren en presenteren van data. Denk hierbij aan reporting tools.
Bij het opzetten van een goede datastrategie is het van belang om goed te kijken hoe je omgaat met deze lagen.
De Cloud/hosting layer: waar en hoe kun je de data opslaan
Jeroen Vercoulen, ICT-netwerk specialist bij Hands on ICT geeft hierbij aan dat een goede datastrategie begint bij de basis. Als data niet goed is opgeslagen, niet op een veilige plek staat of er zijn geen goede back-up systemen, dan kan deze strategie niet ontwikkeld worden. Om dit goed op te zetten gaan de IT-architecten van Hands on ICT samen met de klant onderzoeken hoe processen lopen en waar ze tegenaan lopen. Als dat helder is kan een plan van aanpak gemaakt worden waar welke data neergezet moet worden en welke opslagvorm geschikt is.
Cloud of on-premises?
Bij Hands on ICT adviseren we om zoveel mogelijk data in de cloud te zetten. Echter, soms vereist bepaalde wet- en regelgeving in het kader van datasoevereiniteit of GDPR-regelgeving dat data binnen Europa of zelfs Nederland blijft. Daarnaast is het ook belangrijk om sommige data lokaal te houden. Dit om bepaalde bedrijfsprocessen aan te sturen die door de cloud niet bediend kunnen worden, o.a. vanwege latency issues. In dat geval moet je kijken naar een hybride cloudomgeving waarbij data gedeeltelijke in de cloud en on-premises wordt opgeslagen. Ook wel het moderne datacenter genoemd.
Multi-cloud vs full-cloud
In de cloud zijn er heel veel varianten. Een veelgebruikte cloudvorm is de multi-cloud. Hierbij staat bijvoorbeeld een gedeelte van de data in een Microsoft omgeving, bij Google en bij een ERP systeem zoals AFAS, etc. Die data is vaak versnipperd, de genoemde data silo's. Een andere vorm van een cloud is de full-cloud. Hierbij wordt alles op 1 cloud locatie gezet zoals Microsoft. Hierbij heb je als voordeel dat je geen ingewikkelde workarounds hoeft op te zetten om de data vanuit diverse silo's bij elkaar te brengen.
Data verrijking
Vaak wordt data bij het overgaan naar een cloud slechts gekopieerd vanuit een lokaal datacenter naar een cloud. De zogenaamde 'lift & shift' van data. Er verandert hierbij weinig aan de benadering van data, het enige verschil is dat de data nu online bereikbaar is. Echter, er wordt niet intelligent naar data gekeken. Hoe kan deze data gekoppeld worden zodat het geen losstaande silo's meer zijn en gepresenteerd en gevisualiseerd worden? Koppelingen met bijvoorbeeld Power BI voor data visualisatie is daarbij belangrijk. Dan ga je daadwerkelijk de data verrijken en samenvoegen voor optimaal gebruik.
Data storage
De data moet goed opgeslagen worden waarbij je een onderverdeling hebt in gestructureerde data (zoals tabellen) versus ongestructureerde data (zoals videobeelden, sensordata etc.). Deze data wil je allemaal goed kwijt kunnen op je platform en goed bewaren. Daarnaast moet deze data altijd goed benaderbaar zijn om in de toekomst de gewenste verbeteringen aan te kunnen brengen.
Een voorbeeld van een gestructureerde opslag van data is een datawarehouse. Een datawarehouse verzamelt informatie uit meerdere bronnen, herformatteert en organiseert deze vervolgens tot een grote, geconsolideerde hoeveelheid gestructureerde gegevens die is geoptimaliseerd voor analyse en rapportage. Zo ben je als organisatie in staat om ruwe data om te zetten naar bruikbare data.
Data presentatie
Als je de data hebt verzameld en het proces goed inzichtelijk hebt en weet waar de knelpunten zitten, dan kun je daar een model tegenover met de beschikbare data. Wellicht kun je zelfs een statistisch model met een bepaalde voorspellend waarde creëren waardoor je als organisatie in staat bent om problemen of trends voor te zijn. Je weet dus al dat iets gaat gebeuren voordat het daadwerkelijk gebeurt. Dit geeft je als organisatie enorm veel slagkracht én concurrentievoordeel. Vaak wordt hierbij tooling als Power BI bij gebruikt om data te presenteren.
Data veiligheid
Het beschikbaar maken van data brengt meteen een veiligheidsvraagstuk met zich mee. Je wilt niet dat iemand die ongeautoriseerd is, toegang heeft tot data. Het beschermen van data en je omgeving staan bij steeds meer bedrijven hoog op de agenda. Vroeger kon je binnen organisaties relatief makkelijk aan gegevens komen, alleen de directiemappen werden vaak afgeschermd. Tegenwoordig zie je vaak dat data alleen nog maar toegankelijk is voor specifieke rollen binnen een organisatie, de rest van de organisatie mag er niet meer bij. Organisaties gaan bij data governance steeds meer naar een zero trust model bewegen. Een visie op security die ervan uitgaat dat je niets en niemand buiten én binnen je ICT-omgeving zomaar kunt vertrouwen. Je kunt het zelfs zover doortrekken dat bepaalde collega's geen Teams bericht naar elkaar kunnen sturen als er data wordt doorgestuurd die niet voor hem/haar van toepassing is. De huidige techniek stelt ons steeds meer in staat om data te beschermen. Daarnaast moeten ook medewerkers goed getraind en opgeleid worden hoe ze om moeten gaan met data. Denk hierbij aan
security awareness trainingen en
phishing tests die Hands on ICT kan uitvoeren.
Hoe plan je je investering?
Het vrijmaken van een investering voor een nieuwe datastrategie is vaak een lastig proces. Data is zo veelzijdig dat je niet een hele datastrategie kunt opzetten met 1 persoon of organisatie. Door met specialisten zoals Hands on ICT, Brainstax en/of EHV Groep te schakelen krijg je al redelijk snel een idee waar je de eerste stappen moet zetten. Op het initiële vraagstuk kan vervolgens een Proof of Concept gemaakt worden; een 'quick & dirty' plan waarmee gegevens uit systemen gehaald wordt zodat snel aangetoond kan worden hoe en of het proces efficiënter opgezet kan worden. Dan heb je al een sterk gevoel hoeveel tijd of geld je gaat besparen. Zo kun je een investering vaak al op voorhand verdedigen en ontstaat gaandeweg een goede use-case.
Vraag onze Data Health Check aan
Wil jij weten hoe je data ervoor staat? En ben je benieuwd naar manieren om meer uit je data te halen? Of wil je graag een doordachte datastrategie opzetten, maar ben je nog op zoek naar het startpunt? Vraag dan onze gratis Data Health Check aan. We helpen je graag op weg.
Normale prijs van deze check is € 500,- á € 1000,- .Deze bieden we nu tijdelijk gratis aan. Lees hier wat je kunt verwachten van de check.
