Je kent vast de frustratie van het zoeken naar een bepaald document in de oceaan van bestanden die op je computer zijn opgeslagen. Of wat dacht je van het per ongeluk overschrijven van belangrijke informatie? Office 365 biedt een oplossing: sjablonen. In deze blog vertellen we je precies wat sjablonen in Office 365 zijn en hoe ze je kunnen helpen om efficiënter te werken.
Een sjabloon is als een voorgevormde mal die je kunt gebruiken om consistentie en efficiëntie in je werk te brengen. Denk aan een Word-document met een vooraf ingestelde opmaak voor brieven of rapporten, of een PowerPoint-presentatie met de huisstijl van je bedrijf al ingebouwd. Deze sjablonen kunnen eenvoudig worden aangepast en vormen de basis voor de creatie van nieuwe documenten.
Er zijn drie manieren om sjablonen te gebruiken in Office 365:
Het interessantst is de tweede optie. Niet alleen biedt deze een centrale locatie voor alle sjablonen binnen je organisatie, maar het is ook een kosteloze oplossing binnen Office 365.
Er zijn verschillende soorten sjablonen beschikbaar binnen Office 365, afhankelijk van de specifieke behoeften van je team of organisatie. Enkele veelgebruikte sjablonen zijn:
Het fijne van sjablonen in Office 365 is dat ze volledig aanpasbaar zijn. Dit betekent dat je ze kunt aanpassen om perfect aan te sluiten bij de unieke behoeften en huisstijl van je bedrijf.
Het idee achter het gebruik van sjablonen is simpel maar vooral krachtig: standaardisatie. Standaardisatie is de sleutel tot efficiëntie. Door een consistente opmaak te gebruiken voor alle documenten, kunnen teams sneller werken en is er minder ruimte voor fouten.
Bovendien helpt standaardisatie bij het creëren van een professioneel imago. Wanneer klanten of partners documenten van je bedrijf ontvangen die consequent zijn in ontwerp en lay-out, kan dit het vertrouwen in je organisatie versterken.
Een ander belangrijk voordeel van sjablonen is dat ze kunnen helpen fouten te verminderen. Hoe vaak heb je niet per ongeluk belangrijke informatie overschreven of informatie vergeten te verwijderen bij het aanpassen van een oud document? Met sjablonen kun je deze fouten gemakkelijk voorkomen. Bovendien scheelt het de communicatieafdeling een hoop tijd, omdat ze niet steeds op verzoek huisstijldocumenten hoeven te delen.
Een van de beste kenmerken van Office 365-sjablonen is dat ze altijd en overal toegankelijk zijn. Of je nu aan het werk bent op kantoor, thuis, of zelfs onderweg, je kunt altijd bij je sjablonen. Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar zorgt ook voor een grote mate van flexibiliteit.
Het implementeren van sjablonen in Office 365 lijkt misschien een grote klus, maar met een van onze Office-specialisten aan je zijde is het een fluitje van een cent. Binnen een dag helpen we je met het opzetten van een efficiënte sjablonenbibliotheek, het instellen van toegangsrechten en rollen, én het trainen van je team in het gebruik van de sjablonen. Zie je dat wel zitten? Neem dan vandaag nog contact met ons op om dit in te regelen voor jouw bedrijf.
Gebruik je nog geen Microsoft Office en wil je graag overstappen met je organisatie naar de moderne werkplek? Lees dan ons leaflet ‘De moderne werkplek’. We helpen je graag bij de implementatie en het beheer hiervan.
