De overstap naar een moderne werkplek vraagt een investering in tijd en geld. Maar net als iedere goede investering, levert dit je op termijn grote voordelen op. In dit artikel duiken we in de verschillende kostenaspecten van een nieuwe moderne werkplek en we geven daarbij rekenvoorbeelden. Uiteraard kunnen de kosten variëren, afhankelijk van de specifieke behoeften van jouw bedrijf. Maar zo krijg je wél een beter beeld van wat de investering zou kunnen zijn van een moderne werkplek voor jouw bedrijf.
Allereerst, onder de moderne werkplek verstaan we de combinatie van een apparaat, zoals een laptop, tablet of telefoon, een Windows-besturingssysteem, online toegang tot bedrijfsdata en businessapplicaties en volledige support. Voordat we het kostenplaatje behandelen, vinden we deze vraag nog belangrijker: wat levert de moderne werkplek jouw bedrijf op?
Stel, je hebt 100 medewerkers in dienst. En iedere dag is elk van hen zo'n 20 minuten kwijt aan technische issues, zoals inlogproblemen, updates die misgaan of een printer die niet functioneert. Dat is 166 uur (!) per week die verloren gaat. Wat als je dit tijdsverlies terug zou kunnen brengen naar 10 of slechts 5 minuten per dag? Reken maar uit wat dit doet met je productiviteit op jaarbasis.
Bij de eerste stappen van de implementatie van een moderne werkplek hoort het overzetten van alle applicaties. Dit varieert van financiële pakketten tot designsoftware en technische CAD-programma's. De benodigde tijd hiervoor is afhankelijk van het aantal (legacy-)applicaties dat jouw bedrijf heeft. Voor eenvoudige apps zoals een printerapp duurt dit ongeveer een half uur, terwijl het overzetten van complexe financiële applicaties wel 4 uur of meer kan duren. Gemiddeld zijn we 20 uur* bezig met het overzetten van 10 applicaties. De eventuele kosten die de externe softwareleverancier doorbelast voor het maken van aanpassingen hebben we hier buiten beschouwing gelaten. Optioneel kunnen we de servers ook volledig in beheer nemen met onze dienst YourServer.
Naast het overzetten van applicaties is het nodig om oude servers te migreren of te upgraden. Alle servers ouder dan Windows Server 2016 vernieuwen we. Hier zijn we zo'n 4 tot 8 uur* mee bezig. Het upgraden van een server kost ons ongeveer 2 tot 4 uur*. Heb je 10 servers dan zijn we hier ongeveer een week mee bezig.
Tijdens de implementatie van een moderne werkplek stel je de systemen en hardware van gebruikers vooraf in. Je configureert de systemen zoals je wilt, pusht beveiligingsmaatregelen en installeert de benodigde applicaties. Dit proces noemen we het inspoelen van de werkplek. Een effectieve manier om dit te doen, is door een template te maken waarbij de basisinstellingen en applicaties al geconfigureerd zijn. Dit template pas je dan aan naar de specifieke behoeften van verschillende afdelingen, zoals sales, marketing en finance. Hiervoor zijn in de regel 10 á 15 uur* voor nodig inclusief het opstellen van een rechtenmatrix met rechten en rollen.
Bij de implementatie van een moderne werkplek investeer je in nieuwe spullen, zoals laptops met de juiste specificaties, headsets, tassen en muizen. Vervolgens configureren we deze nieuwe apparaten (zie punt 3), zodat je medewerker er direct mee aan de slag kan. Het is aan te raden om te kiezen voor een technologische basis met dezelfde merken. Denk aan HP, Lenovo, Dell of Microsoft Surface. Door te standaardiseren voer je namelijk de implementatie efficiënter uit en los je eventuele technische problemen gemakkelijker op. De kosten voor hardware en apparaten variëren tussen de € 1000,- en € 1500,- per werkplek. Het configureren en uitleveren van deze apparaten aan een gebruiker kost gewoonlijk ongeveer 0,5 uur*. Je kunt via Hands on ICT ook kiezen om je hardware te leasen, waardoor je niet een volledige investering voor werkplekken hoeft te doen op voorhand, maar slechts betaald per maand gedurende een standaard looptijd van 3 jaar.
Werk je nog niet met SharePoint, OneDrive en Teams? Dan is een datamigratie vanuit je lokale serveromgeving nodig. Of moet data vanuit een andere SharePoint-omgeving overgenomen worden? Ook dan is datamigratie een onderdeel van het proces naar de nieuwe moderne werkplek. Datamigratie omvat het overzetten van bedrijfsdata en gebruikersdata naar de nieuwe werkplek. Het is aan te raden om gebruikers te vragen om vooraf hun documenten op te schonen en alleen relevante data over te zetten. Meestal migreren we alle gegevens die niet ouder zijn dan drie jaar (los van financiële data). De overige bestanden geven we een read-only-status op de bestaande server.
Het proces van datamigratie kan enkele maanden duren. Het is namelijk belangrijk om zo'n migratie zorgvuldig uit te voeren om de kwaliteit en betrouwbaarheid van je data te kunnen borgen. Hoelang dit exact duurt, is natuurlijk ook afhankelijk van de omvang van de data en eventuele wijzigingen in de documentstructuur. Een migratie van een SharePoint- naar een andere SharePoint-omgeving is eenvoudiger dan een migratie van een lokale server naar een nieuwe documentstructuur. Denk aan Teams, SharePoint en OneDrive. De stappen die volgen voor de datamigratie, gebeuren op urencalculatie.
Zijn er significante veranderingen in de manier waarop mensen werken? Dan is het belangrijk om je medewerkers te trainen in en te ondersteunen bij het gebruik van de moderne werkplek. Als voorbeeld: bij 100 gebruikers is het slim om 10 trainingssessies van 2 uur te plannen.
Uiteraard heb je licenties nodig voor je moderne werkplek. Microsoft 365 biedt verschillende licentieopties, maar wij raden aan om in ieder geval de Microsoft 365 E3-licentie aan te schaffen. Daarin zitten alle tools die je nodig hebt om op een moderne manier te werken en je krijgt de juiste beveiligingsmaatregelen om dit veilig te doen. Uiteraard zijn de licentiekosten heel afhankelijk van je wensen als organisatie. Ben je bijvoorbeeld een non-profit organisatie, dan kun je onder de regels van Microsoft veel voordeligere licenties aanschaffen.
We geven onze klanten altijd advies over welke licentie ze nodig hebben. Wil je hier alvast meer over weten? Lees dan onze blog over hoe je nu de juiste Microsoft-licentie voor jouw bedrijf kiest.
Tijdens en na de implementatie van een moderne werkplek is het belangrijk om je medewerkers doorlopende ondersteuning te bieden. En hierna is goed beheer natuurlijk essentieel. Denk aan een interne (of externe) supportdesk waar gebruikers terechtkunnen met vragen en problemen. Dit is onmisbaar om ervoor te zorgen dat je moderne werkplek efficiënt blijft functioneren.
We bieden support en beheer in de vorm van onze YourWorkplace of SharedWorkplace. Hiervoor rekenen we een vast maandbedrag per maand per gebruiker. We regelen dat de moderne werkplek op de juiste manier is geconfigureerd, zodat je medewerkers er direct mee kunnen werken. Ook zorgen we voor een veilige werkomgeving die altijd up-to-date is. En bij vragen of issues helpen we je natuurlijk verder.
Naast het beheer, de monitoring en het support aan eindgebruikers, zorgen we binnen YourWorkplace ook voor regelmatig overleg. Ook ontvang je periodieke rapportages. Denk aan ticketanalyses, performance- en securityrapportages. Op die manier zorgen we ervoor dat je enerzijds geen omkijken meer hebt naar het werkplekbeheer, maar wél weet hoe de status is.
In bovenstaand overzicht van kostenaspecten zijn we uitgegaan van algemene rekenvoorbeelden. Dit komt omdat elke organisatie uniek is en ieder een eigen startpunt heeft. Terwijl de ene organisatie een volledige datamigratie wenst, kan de andere al een uitgebreide datastructuur hebben opgezet. Hierdoor kunnen we geen vast calculatiemodel aanbieden om de kosten van een moderne werkplek te berekenen.
Maar wil je jouw organisatie omzetten naar een moderne werkplek? Dan is het goed om deze aspecten tegen het licht te houden:
Bij de aanschaf en implementatie van een moderne werkplek komen diverse kostenaspecten kijken. Met dit blog hebben we je hopelijk meer duidelijkheid gegeven waar je rekening mee moet houden. Uiteraard zijn die wel afhankelijk van de specifieke behoeften van je bedrijf, het aantal gebruikers, en de complexiteit van de implementatie.
We weten dat de implementatie van een moderne werkplek een complex proces is. Daarom bieden we klanten onze YourWorkplace-dienst aan. Ons team van experts staat klaar om je te helpen bij elke stap van het implementatieproces en zorgen ervoor dat je moderne werkplek op de juiste manier wordt beheerd. Neem voor meer informatie én de specifieke kosten van een moderne werkplek voor jouw bedrijf contact met ons op.
*Alle genoemde uren in dit artikel zijn gebaseerd op indicaties.
Wil je graag weten wat de exacte kosten voor jouw bedrijf zijn? Neem dan contact op met onze collega's van sales via sales@handsonict.nl of T. +31(0)88 - 181 1300. We maken graag geheel vrijblijvend een offerte op maat voor je.
Wil je graag overstappen met je organisatie naar de moderne werkplek? Lees dan ons leaflet ‘De moderne werkplek’. We helpen je graag bij de implementatie en het beheer hiervan.
